- TÓPICO DE
CIRUGÍA:
a) DETERMINACIÓN DEL
TIEMPO
DISPONIBLE TOTAL:
Existen diez médicos programados para
el trabajo en
emergencia, ambos se reparten las actividades durante los turnos
de guardia. Se calcula el Tiempo Disponible Total al mes,
multiplicando el número de turnos de guardia programados
para cada médico, para el mes de Agosto, por 12 horas.
Obteniéndose como resultado 1404 horas al mes.
MEDICOS | TURNOS AL MES | TIEMPO DISPONIBLE TOTAL AL | |
1 | Dr. AYRAS | 7 | 84.00 |
2 | Dr. BELLONI | 7 | 84.00 |
3 | Dr. BORDA | 7 | 84.00 |
4 | Dr. CASTRO | 7 | 84.00 |
5 | Dr. CAYCHO | 7 | 84.00 |
6 | Dr. CUYUBAMBA | 7 | 84.00 |
7 | Dr. KUMETTER | 7 | 84.00 |
8 | Dr. SHIMABUKURO | 7 | 84.00 |
9 | Dr. VALDERRAMA | 7 | 84.00 |
10 | Dr. CARRASCO | 6 | 72.00 |
11 | Dr. MESTANZA | 6 | 72.00 |
12 | Dr. PASCO | 6 | 72.00 |
13 | Dr. RIOS | 6 | 72.00 |
14 | Dr. TANG | 6 | 72.00 |
15 | Dr. TERRY | 6 | 72.00 |
16 | Dr. ANCHANTE | 5 | 60.00 |
17 | Dr. CASAS | 5 | 60.00 |
18 | Dr. ALVARADO | 4 | 48.00 |
19 | Dr. BECERRA | 4 | 48.00 |
TOTAL | 117 | 1404 |
b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
REQUERIDO TOTAL:
En principio, se debe determinan las actividades
realizadas por cada médico durante el turno de guardia, y
el tiempo que invierten en cada una de ellas. Se debe tener
presente que trabajan cada turno de guardia equipos de dos
médicos
MEDICOS ASISTENCIALES
2 MÉDICOS | |||||
ACTIVIDADES | TIEMPO | PROMEDIO | TIEMPO | TIEMPO | TIEMPO |
VISITA MÉDICA | 0.25 | 4.00 | 1.00 | 1.00 | 1.00 |
EVOLUCIONES | 0.50 | 4.00 | 2.00 | 1.00 | 1.00 |
OPERAC. QUIRURG. | 3.00 | 4.00 | 12.00 | 6.00 | 6.00 |
ADMINISTRACIÓN * | 1.50 | – | – | 1.50 | 1.50 |
ACTV. ACADÉMICA * | 1.00 | – | – | 1.00 | 1.00 |
TOTAL | 10.50 | 10.50 | |||
* Estos tiempos son el total de todo el |
Como resultado, por cada turno de guardia, el equipo de
médicos requiere 21 horas. Existe un total de 62
turnos de guardia, para cada equipo de
médicos.
Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3
etapas:
1ra Etapa:
Producto del
tiempo requerido por cada equipo, por el número de turnos
de guardia al mes, lo que da como resultado 1302 horas al
mes.
Resultado de 1ra | = | ( | Tiempo Requerido | ) | ( | Turnos de Guardia | ) |
Resultado de 1ra Etapa
= (21.00)(62)
= 1302 Horas
2da Etapa: Se Resta
el Tiempo de Ausentismo; se calculó el Tiempo de
Ausentismo en función a
dos parámetros: Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente (Tiempo ausente durante su turno sin indicar
su ubicación). No se incluyen feriados por ser una
emergencia, ni vacaciones por que solo se incluye al personal
presente.
– Tiempo por Enfermedad; cada médico
solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto
dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como
el producto del Tiempo por enfermedad por el número de
médicos, lo que da como resultado 133 horas al
mes.
Total de Tiempo por | = | ( | Tiempo Promedio por Enfermedad al | ) | ( | Número total de | ) |
Total de Tiempo por Enfermedad =
(7.00)(19)
= 133 Horas
– Tiempo no Presente; es en promedio 0.50 horas
por turno, para cada médico; calculándose el
Total de Tiempo No Presente como el producto del Tiempo No
Presente del equipo, por los Turnos de Guardia al mes, lo que da
como resultado 62 horas al mes.
Total de Tiempo No | = | ( | Tiempo No Presente por | ) | ( | Turnos de Guardia | ) |
Total de Tiempo No Presente = (0.50 x
2)(62)
= 62 Horas
Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes,
mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente, lo que da como resultado 195 horas al
mes
Tiempo de | = | ( | Total de Tiempo por | ) | + | ( | Total de Tiempo No | ) |
Tiempo de Ausentismo = (133.00) +
(62.00)
= 195 Horas
Resultado de 2da | = | ( | Resultado de 1ra | ) | – | ( | Tiempo de | ) |
Resultado de 2da Etapa = (1302.00)
– (192.00)
= 1110 Horas
3da Etapa: Agregar el
Tiempo de Alimentos o Tiempo Café, que
equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa, obteniéndose
como resultado 111 horas al mes.
Resultado de 3ra | = | ( | Resultado de 2da | ) | + | ( | Tiempo de | ) |
Resultado de 3ra Etapa
= (1110.00) + (111.00)
= 1221 Horas
Tiempo Requerido Total =
1221 Horas al mes
c) CALCULO DE BRECHA:
Brecha de Tiempo | = | ( | Tiempo Disponible | ) | – | ( | Tiempo Requerido | ) |
Brecha de Tiempo =
(1404) – (1221)
= +
183 Horas
- SALA DE PACIENTES
CRÍTICOS:
a) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
DISPONIBLE TOTAL:
Existen once médicos programados para el
trabajo en
Sala de Pacientes Críticos, programados uno o dos
médicos durante los turnos de guardia. Se calcula el
Tiempo Disponible Total al mes, multiplicando el
número de turnos de guardia programados para cada
médico, para el mes de Agosto, por 12 horas.
Obteniéndose como resultado 1284 horas al mes.
MEDICOS | TURNOS AL MES | TIEMPO DISPONIBLE TOTAL AL | |
1 | Dr. ORDOÑEZ | 12 | 144.00 |
2 | Dr. CACERES | 12 | 144.00 |
3 | Dr. DÍAZ | 12 | 144.00 |
4 | Dr. GARCÍA | 12 | 144.00 |
5 | Dr. PINEDO | 12 | 144.00 |
6 | Dr. HERLES | 11 | 132.00 |
7 | Dr. VILLARÁN | 10 | 120.00 |
8 | Dr. PONCE | 7 | 84.00 |
9 | Dr. TERRY | 7 | 84.00 |
10 | Dr. DEZA | 6 | 72.00 |
11 | Dr. TARAZONA | 6 | 72.00 |
TOTAL | 107 | 1284 |
b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
REQUERIDO TOTAL:
En principio, se debe determinan las actividades
realizadas por cada miembro del equipo y el tiempo que invierten
en cada una de ellas.
MEDICOS ASISTENCIALES
1 MÉDICO | 2 MÉDICOS | ||||||
ACTIVIDADES | TIEMPO | PROMEDIO | TIEMPO | TIEMPO | TIEMPO | TIEMPO | |
VISITA MÉDICA | 0.25 | 13.00 | 3.25 | 3.25 | 3.25 | 3.25 | |
EVOLUCIONES | 0.75 | 13.00 | 9.75 | 9.75 | 4.88 | 4.88 | |
TRAUMA SHOCK | 1.00 | 4.00 | 4.00 | 4.00 | 2.00 | 2.00 | |
ADMINISTRACIÓN * | 1.50 | – | – | 1.50 | 1.50 | 1.50 | |
ACTV. ACADÉMICA * | 1.00 | – | – | 1.00 | 1.00 | 1.00 | |
TOTAL | 19.50 | 12.63 | 12.63 | ||||
* Estos tiempos son el total de todo el |
Como resultado, por cada turno de guardia, un
médico requiere 19.50 horas y dos médicos
requieren 25.26 horas.
Existe un total de 62 turnos de guardia, para
cada equipo de médicos, de los cuales 15 turnos
lo realiza un médico asistencial, y 47 turnos lo
realiza un equipo conformado por 2 médicos
asistenciales.
Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3
etapas:
1ra Etapa:
Sumatoria de los productos del
tiempo requerido por cada equipo, por el número de turnos
respectivos al mes, lo que da como resultado 1479.25 horas al
mes.
Resultado de 1ra | = | ( | Tiempo Requerido | ) | ( | Turnos de Guardia | ) | + | ( | Tiempo Requerido | ) | ( | Turnos de Guardia | ) |
Resultado de 1ra Etapa =
(19.50)(15) + (25.26)(47)
= 1479.25
Horas
2da
Etapa: Se Resta el Tiempo de Ausentismo;
se calculó el Tiempo de Ausentismo en función a dos
parámetros: Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente (Tiempo ausente durante su turno sin indicar
su ubicación). No se incluyen feriados por ser una
emergencia, ni vacaciones por que solo se incluye al personal
presente.
– Tiempo por Enfermedad; cada médico
solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto
dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como
el producto del Tiempo por enfermedad por el número de
médicos, lo que da como resultado 77 horas al
mes.
Total de Tiempo por | = | ( | Tiempo Promedio por Enfermedad al | ) | ( | Número total de | ) |
Total de Tiempo por Enfermedad =
(7.00)(11)
= 77 Horas
– Tiempo no Presente; es en promedio 0.50 horas
por turno, para cada médico; calculándose el
Total de Tiempo No Presente como la sumatoria de los
productos de los Tiempos No Presentes de cada equipo por sus
Turnos de Guardia al mes, lo que da como resultado 54.50 horas
al mes.
Total de Tiempo No | = | ( | Tiempo No Presente | ) | ( | Turnos de Guardia | ) | + | ( | Tiempo No Presente | ) | ( | Turnos de Guardia | ) |
Total de Tiempo No Presente = (0.50)(15)
+ (0.50 x 2)(47)
= 54.50 Horas
Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes,
mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad y Total de
Tiempo No Presente, lo que da como resultado 131.50 horas al
mes
Tiempo de | = | ( | Total de Tiempo por | ) | + | ( | Total de Tiempo No | ) |
Tiempo de Ausentismo = (77.00) +
(54.5)
= 131.50 Horas
Resultado de 2da | = | ( | Resultado de 1ra | ) | – | ( | Tiempo de | ) |
Resultado de 2da Etapa = (1479.25)
– (131.50)
= 1347.75 Horas
3da Etapa:
Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo
Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa,
obteniéndose como resultado 135 horas al
mes.
Resultado de 3ra | = | ( | Resultado de 2da | ) | + | ( | Tiempo de | ) |
Resultado de 3ra Etapa = (1347.75)
+ (135.00)
= 1482.75 Horas
Tiempo Requerido Total =
1482.75 al mes
c) CALCULO DE
BRECHA:
Brecha de Tiempo | = | ( | Tiempo Disponible | ) | – | ( | Tiempo Requerido | ) |
Brecha de Tiempo =
(1284.00) – (1482.75)
= – 198.75
Horas
ANÁLISIS DE LA DOTACIÓN DE
PERSONAL EN LA OFICINA DE
GESTION DE LA CALIDAD Y
CONTROL
INTERNO DEL H.N.G.A.I.
Se realizó en esta oficina administrativa, para
el periodo de tiempo del mes de Agosto, la que se encuentra
organizada en:
- Oficina de Gestión de la Calidad y Control
Interno (Jefatura). - Unidad de Auditoría Médica y
Control.
En la Oficina labora un médico que cumple la
función de Jefe, y en la Unidad laboran tanto un
médico y un abogado, siendo esta última dependiente
de la oficina. Funcionalmente comparten actividades en
común; que son, aproximadamente, el 60% del total
de actividades que cada área realiza. Por lo anterior
expuesto se determinarán los tiempos totales, tanto el
disponible como el requerido, en conjunto; diferenciando
actividades específicas a cada personal y las que incluyan
la participación parcial o total del personal.
a) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
DISPONIBLE TOTAL:
Se determina de acuerdo a la profesión de cada
personal:
- Jefe de la Oficina de Gestión de la Calidad y
Control Interno (Médico): 150 horas al mes - Jefe de la Unidad de Auditoría Médica y
Control (Médico): 150 horas al mes - Asistente de la Unidad de Auditoría
Médica y Control (Abogado): 198 horas al mes
Se calcula el Tiempo disponible Total de la sumatoria de
cada oferta del
personal, resultando: 498 horas
al mes
b) DETERMINACIÓN DEL TIEMPO
REQUERIDO TOTAL:
En principio, se determina lo siguiente:
- El total de actividades realizadas por la
oficina. - El tiempo promedio para cada actividad. (expresado en
minutos y horas) - La cantidad promedio de productos al mes, para cada
área.(Of.G.C.C.I. y U.A.M.C) - El tiempo requerido por cada personal para las
actividad en las que se encuentra involucrado.
Todo lo anterior se refleja en el siguiente
cuadro:
ACTIVIDADES | TIEMPO PROM. | TIEMPO PROM. | CANTIDAD de PRODUCTOS | CANTIDAD de PRODUCTOS | TIEMPO REQ. | TIEMPO REQ. | TIEMPO REQ. |
Auditoria de Caso | 900 | 15.00 | 4 | 28.50 | 28.50 | 1.00 | |
Atencion Usuario Externo e | 12 | 0.20 | 100 | 50 | 10.00 | 10.00 | 10.00 |
Reunion Gestion Unidad | 60 | 1.00 | 4 | 4 | 8.00 | 8.00 | 8.00 |
Reuniones de Coordinación con Red | 120 | 2.00 | 1 | 1 | 2.00 | 2.00 | 2.00 |
Elaboracion de Informes | 600 | 10.00 | 10 | 5 | 1.00 | 74.50 | 74.50 |
Entrega de Documentos | 12 | 0.20 | 100 | 50 | 1.00 | 14.50 | 14.50 |
Recepcion de Documentos | 3 | 0.05 | 100 | 50 | 0.50 | 3.50 | 3.50 |
Revisión de Guías y | 180 | 3.00 | 30 | 2.00 | 88.00 | ||
Evaluacion Proyectos Unidades | 600 | 10.00 | 4 | 2.00 | 38.00 | ||
Formulacion MOFS | 180 | 3.00 | 10 | 1.00 | 29.00 | ||
Evaluacion Monitoreo Colas | 120 | 2.00 | 4 | 0.50 | 7.50 | ||
Revisión Manual | 180 | 3.00 | 2 | 0.50 | 5.50 | ||
Auditoria Prescripción | 15 | 0.25 | 20 | 0.50 | 4.50 | ||
Evaluacion de Formatos | 25 | 0.42 | 5 | 0.10 | 1.98 | ||
Auditoria Registro | 15 | 0.25 | 50 | 12.50 | |||
Auditoria de Procesos | 1200 | 20.00 | 1 | 20.00 | |||
Archivo de Documentos | 5 | 0.08 | 100 | 50 | 12.50 | ||
Elaboracion de Cartas | 15 | 0.25 | 40 | 30 | 17.50 | ||
TOTAL | 57.60 | 347.98 | 143.50 |
Se calcula el Tiempo Requerido Total al mes en 3
etapas:
1ra Etapa:
Sumatoria del tiempo requerido por cada personal, para
realizar cada actividad respectiva al mes, lo que da como
resultado 549.08 horas al mes.
Resultado de 1ra | = | ( | Tiempo Requerido | ) | + | ( | Tiempo Requerido | ) | + | ( | Tiempo Requerido | ) |
Resultado de 1ra Etapa
= (57.60) + (347.98) + (143.50)
= 549.08 Horas
2da Etapa:
Se Resta el Tiempo de Ausentismo; se calculó el
Tiempo de Ausentismo en función de: Total de Tiempo por
Enfermedad, Total de Tiempo No Presente y Total de Tiempo por
Feriados.
– Tiempo por Enfermedad; cada médico
solicita como promedio 2 semanas de licencia al año; esto
dividido entre los 12 meses, equivale a 7 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Enfermedad como
el producto del Tiempo por enfermedad por el número de
personal, lo que da como resultado 21 horas al
mes.
Total de Tiempo por | = | ( | Tiempo Promedio por Enfermedad al | ) | ( | Número total de | ) |
Total de Tiempo por Enfermedad =
(7.00)(3)
= 21 Horas
– Tiempo no Presente; se calcula primero el
tiempo no presente por día, de cada personal;
calculándose el Total de Tiempo No Presente como la
sumatoria de los Tiempos No Presentes por día,
multiplicado por 30 días, lo que da como resultado 150
horas al mes.
Total de Tiempo No | = | [ | ( | Tiempo No Presente | ) | + | ( | Tiempo No Presente | ) | + | ( | Tiempo No Presente | ) | ] | X | 30 |
Total de Tiempo No Presente = [(3.00) +
(1.00) + (1.00)] x 30
= 150 Horas
– Tiempo por Feriados; se calcula primero el
número de feriados al año y se divide entre los 12
meses, da como resultado un aproximado de 1 día feriado
por mes, que representa aproximadamente 7.5 horas por mes;
calculándose el Total de Tiempo por Feriados como
el producto del número de personal por 7.5 horas, lo que
da como resultado 22.5 horas al mes.
Se calculó el Tiempo de Ausentismo al mes,
mediante la suma del Total de Tiempo por Enfermedad, Total de
Tiempo No Disponible y Total de Tiempo por Feriados, lo que da
como resultado 193.5 horas al mes
Tiempo de | = | ( | Total de Tiempo por | ) | + | ( | Total de Tiempo por | ) | + | ( | Total de Tiempo No | ) |
Tiempo de Ausentismo = (21.00) + (150.00)
+ (22.5)
= 193.50 Horas
Resultado de 2da | = | ( | Resultado de 1ra | ) | – | ( | Tiempo de | ) |
Resultado de 2da Etapa
= (549.08) – (193.50)
= 355.58 Horas
3da Etapa:
Agregar el Tiempo de Alimentos o Tiempo
Café, que equivale al 10% del Resultado de 2da Etapa,
obteniéndose como resultado 36 horas al
mes.
Resultado de 3ra | = | ( | Resultado de 2da | ) | + | ( | Tiempo de | ) |
Resultado de 3ra Etapa = (355.58)
+ (36.00)
= 391.58 Horas
Tiempo Requerido Total =
391.58 Horas al mes
c) CALCULO DE BRECHA:
Brecha de Tiempo | = | ( | Tiempo Disponible | ) | – | ( | Tiempo Requerido | ) |
Brecha de Tiempo =
(498.00) – (391.58)
= +
106.42 Horas
- La existencia de Brechas Negativas o Positivas que
superan el Tiempo Requerido por un solo personal, para realizar
sus actividades, compromete ya significativamente la calidad de
todas las prestaciones
ofertadas al paciente. - La presencia de personal que comparte actividades en
áreas diferentes, dentro de su tiempo contratado por la
institución, genera una brecha negativa del área
de procedencia; incrementándose esta brecha en cuanto
mayor sea el número de personal que labora así.
Esto ocurre con los médicos de Sala de Pacientes
Críticos que desplazan horas de trabajo a tópico
de Medicina. - La falta de personal que satisfaga la demanda
generada por la población objetivo,
genera una brecha negativa; y si mayor es el lapso de tiempo
para incrementar la oferta, mayor será la brecha
negativa en este periodo de tiempo. Esto ocurre con los
médicos del Tópico de Medicina cuya oferta no ha
variado frente al incremento de la demanda. - Tanto la carente o la precisa definición de
las actividades a realizar por el personal, frente a una falta
de evaluación de los procesos
actuales, genera grandes Brechas que superan el Tiempo
Requerido por un solo personal. Esto ocurre en el caso del
Tópico de Cirugía y la Oficina de Gestión
de Calidad y Control Interno donde existen grandes brechas
Positivas.
- Se debe iniciar un Análisis de Procesos en las áreas
evaluadas, se otorga una propuesta de pasos a seguir para este
análisis: - Decisión de procesos a
intervenir: El objetivo de este primer paso es
establecer cuales son los procesos susceptibles de ser
mejorados. Un equipo de líderes de la
organización junto a quienes han conocido y
trabajado en la aplicación del manual debe analizar
los procesos observados y determinar la priorización
de la intervención. - Conformación de equipos de
trabajo para mejoramiento de los procesos: El
objetivo es la constitución de un grupo de
trabajo conformado principalmente por los miembros del
equipo que intervienen en el proceso.
La afiliación al grupo debe ser voluntaria,
posterior a que se les dé a conocer los resultados
obtenidos, buscando participación de todos las
categorías de personal de los equipos de
trabajo. - Análisis del proceso actual:
El objetivo de este paso es el análisis detallado
del proceso seleccionado, considerando que su
optimización requiere de un análisis
sistémico, enfocado a las acciones
más que a las personas - Diseño de procesos
optimizados: En este paso se procede a
rediseñar, estableciendo un nuevo flujograma descriptivo del proceso, buscando
destrabar o superar los nudos críticos. - Estimación de la brecha con procesos
optimizados: El objetivo es obtener una
estimación de la brecha entre los tiempos
disponibles y los requeridos para el proceso
rediseñado. - Aplicación de los cambio
en los procesos: El objetivo de este paso es llevar
a la práctica las propuestas de rediseño
realizadas en el paso anterior
- Decisión de procesos a
- Redistribución del personal en cada
área, de acuerdo a sus competencias;
en relación con los procesos optimizados. - Propiciar y llevar a cabo, en el área
administrativa, una estandarización de prestaciones o
productos a generarse de acuerdo a las funciones de
cada personal, en relación con los procesos
optimizados.
- Ministerio de Salud de Chile, "Metodología para el estudio de
rendimiento de Recursos
Humanos en el Sistema
Nacional de Servicios de
Salud", abril 1999. - Minga Consultora S.A., "Manual de análisis de
la dotación de personal en establecimientos de salud",
septiembre 2004
Dr. Fernando Cabrera Montenegro
Residente de 2do Año de la Especialidad de
Administración de Salud.
U.P.C.H.
Lima
Agosto 2005
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